Музейный фонд Национального музея Республики Татарстан, составляющий более 900 тысяч экспонатов, – источник информации по истории и культуре нашей республики, которая остается постоянно востребованной специалистами и широкой аудиторией. В распоряжении посетителей фондов – информационная музейная система, в которую уже внесены данные о 680000 музейных предметов. Информация о предметах наших фондов есть и в сети Интернет: более 60000 предметов зарегистрированы в Государственном каталоге Музейного фонда РФ; в открытом доступе на Портале «Музеи Республики Татарстан» представлены 50000 предметов.

Ежегодно в музейных хранилищах работают более 300 посетителей — ученые, преподаватели и студенты вузов, специалисты из музеев России и зарубежных стран, сотрудники издательств и средств массовой информации, жители Казани.

Особым спросом исследователей и издателей пользуются фонды фотографий и негативов, этнографические, археологические и историко-бытовые коллекции. Результатом работы хранителей коллекций по запросам различных организаций в 2018 году стало предоставление музеем прав на воспроизведение более 7000 музейных предметов.

Сотрудники научных институтов нашей республики обращаются к коллекциям музея в рамках подготовки исследований и монографий на самые разные темы, будь то «Человек в революции: Казанская губерния. Культура» и «Родники жизни» (Институт истории имени Ш.Марджани), издание списка поэмы Кул Гали «Кыйсса-и Юсуф (ИЯЛИ имени Г.Ибрагимова) и многие другие. Фонды музея предоставляют незаменимые материалы для выпускных работ студентов Казанского федерального университета.

Музей хранит богатый материал по иконографии старинных православных храмов, который стал источником для воссоздания иконостасов, киотов, фасадных композиций Собора Казанской иконы Божьей Матери Казанского Богородицкого монастыря, Успенского собора в Свияжске, Гостинодворской церкви в Казани. С фотографиями и эскизами 19 – начала 20 века работали в 2018 году представители Комитета РТ по охране объектов культурного наследия, Казанской епархии Русской Православной Церкви /Московский патриархат/, реставраторы и художники.

Благодаря экспедиционной работе 2000-х годов собрание музея хранит коллекцию фотографий старых кварталов и зданий Казани, к которым обращаются архитекторы, историки, издатели. Часть этого архива будет использована в многотомнике «По старым улицам Казани», который готовит к печати Татарское специальное научно-реставрационное управление (ТСНРУ).

Богатство и многопрофильный характер коллекций Национального музея делают его обязательным экспонентом выставок по истории края, создаваемых в других музеях Татарстана, как государственных, так и муниципальных. Активная выставочная программа государственных музеев-заповедников «Остров-град Свияжск» и «Казанский кремль» неизменно приводит сотрудников этих музеев в наши хранилища. Для выставок в Свияжске авторами проектов «Непреходящая тайна Успения: жизнь, смерть, вечность…», «Церковное искусство Серебряного века российской культуры (конец XIX – начало XX вв.)», «Свияжские этномиры. Мордва, марийцы и чуваши в истории и культуре Свияжского края» и нашими научными сотрудниками было подобрано более 150 экспонатов из этнографических и церковных коллекций, собраний графики, живописи, документального фонда.

Сотрудники музея-заповедника «Казанский кремль» работали в фондах Национального музея для создания выставок «Между Западом и Востоком», «Шигабутдин Марджани: татарский характер», «В крепкой дружбе, в братстве и в любви…» и других, для которых были выбраны в общей сложности более 1000 предметов из различных коллекций.

Материалами музейного собрания неизменно пользуются различные средства массовой информации республики. На основе наших фондовых экспонатов создавались сюжеты программ по культуре и искусству на телеканалах ТНВ, «Эфир», рубрика «Один день один экспонат» в программе «Вести. Татарстан» ВГТРК «Татарстан». Благодаря сотрудничеству фондовых отделов с представителями СМИ на порталах KZN.RU, Татар-информ (виртуальный проект «Татарский костюм»), в журналах «Казань», «Сююмбике», «Татарстан», «Безнен мирас» публикуются рубрики, посвященные различным коллекциям музея. Уже много лет музей знакомит со своими коллекциями маленьких читателей на страницах журнала «Тылсымлы куллар». Издательства «Заман», «Мастер Граф», компании Creeptone media, «Рекламное Агентство «ЭЛ-Проджектс» неоднократно обращались к материалам наших коллекций.